Représentants des sociétés auprès de la FCSO
Chaque société d'orchidées appartenant au Congrès canadien Orchid est prévu de nommer un membre de la société au poste de Représentant FCSO. Le Représentant FCSO assure la liaison entre le FCSO et la société de l'orchidée et informera le FCSO de questions dans la société pour laquelle le FCSO peut être en mesure de fournir une assistance ainsi que d'informer les membres de la société des services fournis par le FCSO. Le FCSO a préparé une trousse de sensibilisation pour une utilisation par le représentant du FCSO pour informer sa société des activités et services du FCSO. Il est suggéré ce paquet sera présenté chaque année, au début de la saison pour les membres de la société. Il peut également être utilisé à des foires annuelles pour informer le public au sujet de la FCSO et les services à la disposition du grand public à travers le site web. Le forfait est disponible pour téléchargement sur le site Web du FCSO au titre sensibilisation du FCSO.
Le FCSO organise une réunion annuelle, habituellement en association avec un spectacle d'orchidées, dont le but est de discuter et de voter sur les questions relatives à l'exploitation du FCSO. Lors de cette réunion, chaque société membre dispose d'une voix, qui peut être exprimée par un représentant de la société dûment autorisé. En pratique, cela est généralement le Représentant FCSO qui porte et représente la volonté de la société à l'AGA. Si la représentation personnelle est pas possible, une soumission écrite des préoccupations de la société peut être envoyé avant la réunion pour le président du FCSO. Le représentant du FCSO devrait veiller à ce que la société président est informé et qu'une réponse de la société est donnée.
De temps en temps le FCSO peut envoyer des documents ou politiques sur lesquelles une réponse ou un vote est nécessaire. Le représentant du FCSO devrait veiller à ce que la question est discutée au sein de la société et que la réponse de son / sa société est envoyé à la FCSO.
Le FCSO produit un bulletin d'information bimensuel qui est distribué au président, FCSO Représentant et rédacteur du bulletin de chaque société. Le bulletin est également publié sur le site Web du FCSO. Le Représentant est prévu de faire d'autres membres de la société au courant de la lettre d'information et des articles d'intérêt et va écrire ou de solliciter des articles pour le bulletin du FCSO de temps à autre.
Vers la fin de chaque année de l'adhésion d'une société dans le FCSO et la police d'assurance de groupe facultatif arrivent à échéance. Le FCSO envoie des avis et un formulaire de renouvellement. Le représentant de la société doit en informer son / sa exécutif du renouvellement et assurer le renouvellement est atteint avant la date limite.
Le FCSO gère un site Web contenant une variété d'informations d'intérêt pour les amateurs d'orchidées au Canada, y compris les listes consolidées de spectacle dates de la société de l'orchidée, les coordonnées de chaque société d'orchidées canadienne, et une liste de vendeurs d'orchidées locales. Pour que cette information soit opportune et précise le FCSO doit le Représentant FCSO dans chaque société de revoir périodiquement ces informations et en informer le webmaster du FCSO de tous les changements nécessaires.
Le Représentant FCSO doit être capable de communiquer par e-mail.
